La pianificazione è un elemento essenziale per raggiungere il successo nel mondo frenetico di oggi e spesso ha un impatto molto trascurato sui nostri reali livelli di produttività.
Con così tanti compiti e responsabilità a contendersi la nostra attenzione, a volte è naturalmente difficile rimanere al passo con tutto e fare progressi costanti verso i nostri obiettivi, in mezzo al caos. A quanto pare, si tratta di un problema che riguarda chiunque, a prescindere dalla posizione o dal titolo di lavoro. In effetti, sembra che anche un ex presidente degli Stati Uniti d’America abbia dovuto affrontare questa sfida. Sir Dwight D. Eisenhower decise di agire a riguardo e sviluppò uno strumento molto potente per pianificare e dare priorità ai propri compiti, così da domare il caos, massimizzare la produttività e migliorare la capacità di raggiungere gli obiettivi.
Questo strumento si chiama Matrice di Eisenhower.
La struttura della Matrice di Eisenhower
La Matrice di Eisenhower è una semplice griglia a quattro quadranti che aiuta a classificare i compiti in base al loro livello di importanza e urgenza. Ti aiuta ad avere le idee molto chiare su ciò che devi effettivamente fare per raggiungere la meta prefissata. I quattro quadranti sono i seguenti:
Compiti urgenti e importanti: Si tratta di compiti che devono essere svolti immediatamente e che hanno un impatto significativo sui tuoi obiettivi. Non solo sono estremamente rilevanti, ma possono anche essere obbligatori o propedeutici per procedere con i passi successivi.
Compiti importanti ma non urgenti: Si tratta di compiti importanti per i tuoi obiettivi, ma che non devono essere svolti immediatamente. Sono in primo piano per quanto riguarda l’importanza, ma non sono molto stringenti sotto il profilo temporale e possono essere svolti con tempistiche più rilassate.
Compiti urgenti ma non importanti: Si tratta di compiti che devono essere svolti immediatamente, ma che non hanno un impatto significativo sui tuoi obiettivi. Non sono affatto rilevanti, ma per qualche motivo devi comunque occupartene quando si presentano. Ad esempio, rispondere ad alcune telefonate, partecipare a riunioni programmate, fornire della documentazione richiesta e cose così.
Compiti non urgenti e non importanti: Si tratta di compiti che non devono essere svolti immediatamente e che non hanno un impatto significativo sui tuoi obiettivi. Questa categoria spesso include cose che potresti voler fare a un certo punto, ma non sono direttamente correlate al raggiungimento dell’obiettivo in vista, quindi possono essere tranquillamente procrastinate - e questo è l’unico punto in cui vedrai l’avverbio tranquillamente unito alla parola procrastinazione ;)
Come usare la Matrice di Eisenhower a tuo vantaggio
Abbiamo già detto che l’uso della Matrice di Eisenhower può aiutarti a raggiungere le vette della produttività vera e dell’efficienza, fornendo un quadro chiaro ed efficace per pianificare i tuoi compiti.
Ora analizziamo più a fondo come applicare la Matrice di Eisenhower a tuo vantaggio.
L’ideale sarebbe iniziare seguendo questi semplici passaggi:
Crea un elenco di tutto ciò che avete in mente in questo momento. Includete le cose da fare e i compiti di ogni tipo che sono in qualche modo collegati a ciò che volete realizzare.
Classifica ogni compito in uno dei quattro quadranti della Matrice di Eisenhower. Utilizzate accuratamente i criteri dell’urgenza e dell’importanza per determinare il quadrante di appartenenza di ogni compito e non abbiate paura di essere piuttosto spietati al riguardo.
Concentrati prima sui compiti urgenti e importanti. Sono i compiti che devono essere svolti immediatamente e che hanno un impatto significativo sull’obiettivo che si sta cercando di raggiungere. Sono sotto i riflettori e sono lì per un motivo. Agite su di essi, a prescindere da tutto.
Una volta completati i compiti urgenti e importanti, passa a quelli importanti ma non urgenti. Questo punto può essere difficile da comprendere: se non sono urgenti, perché farli adesso? Beh, perché sono importanti e anche se non sono estremamente sensibili alla tempistica, ti permettono comunque di progredire nella giusta direzione.
I compiti urgenti ma non importanti devono essere affrontati, ma non a scapito di quelli importanti. Devi necessariamente occuparti dell attività urgenti, ma fai del tuo meglio per programmarle attorno alle attività importanti e non al loro posto.
Elimina o delega le attività non urgenti e non importanti. Si tratta di compiti che non devono essere svolti immediatamente e che non hanno un impatto significativo sull’obiettivo, per cui l’opzione migliore sarebbe quella di delegarli completamente o riconsiderare la loro definizione. Se non è possibile farlo, è sufficiente tralasciare questo tipo di attività finché non si sono completate tutte le altre nei quadranti precedenti. A me piace lasciare questi compiti per i cosiddetti tempi buchi, cioè quelle fasce orarie in cui non lavorerei comunque a cose importanti.
Benefici della matrice e conclusioni
Uno dei vantaggi principali dell’uso della Matrice di Eisenhower è che ti aiuta a evitare il caos, l’incertezza e il temuto multitasking. Dando priorità ai tuoi compiti, potrai concentrarti su un compito alla volta e portarlo a termine in modo più rapido ed efficiente, con il vantaggio collaterale della piacevole sensazione di star lavorando su qualcosa di veramente importante in relazione al tuo obiettivo.
Un altro vantaggio della Matrice di Eisenhower è che ti aiuta a fare un uso migliore e più intelligente del tuo tempo e della tua energia. Concentrandosi prima sui compiti importanti e urgenti, ci si può assicurare di aumentare la propria produttività reale. Infatti, non c’è niente di più controproducente che occuparsi di qualcosa che non porta a nulla. Con la matrice, si riesce a individuare le vere priorità e questo, da sé, rappresenta un enorme miglioramento rispetto allo status quo comune.
In conclusione, si può affermare che la Matrice di Eisenhower è un potente strumento per stabilire le priorità dei compiti, il che a sua volta ti rende più produttivo e molto più efficace da subito. Aiuta inotre a rimanere concentrati, a evitare la procrastinazione e a sfruttare al meglio il tempo a disposizione su base giornaliera. Utilizzando questa matrice, avrai la certezza di lavorare sempre su qualcosa di rilevante e di fare progressi costanti verso i tuoi obiettivi.